Gefahrstoffverzeichnis erstellen: Muster mit drei Stoffen nach § 6 GefStoffV

Ein Gefahrstoffverzeichnis Muster nützt Ihnen nur, wenn es zeigt, woher die Angaben stammen. Die Einstufung gehört zu einer bestimmten Fassung des Sicherheitsdatenblatts, die Menge braucht Einheit und Zeitraum, und jeder Stoff muss dem Bereich zugeordnet sein, in dem Beschäftigte mit ihm arbeiten. Wir füllen das Verzeichnis für eine Werkstatt mit drei Lösemitteln vollständig aus.

Wann brauchen Sie ein Gefahrstoffverzeichnis?

Sobald in Ihrem Betrieb Gefahrstoffe verwendet werden. § 6 Abs. 12 GefStoffV verpflichtet den Arbeitgeber, ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe zu führen. Gefahrstoffe sind dabei nicht nur Laborchemikalien: Lösemittel, Reiniger, Klebstoffe, Lacke oder Desinfektionsmittel mit Gefahrenkennzeichnung gehören ebenso dazu.

Es gibt eine Ausnahme. Die Pflicht entfällt, wenn nur Tätigkeiten mit geringer Gefährdung nach Absatz 13 ausgeübt werden. Ob das so ist, ergibt sich aber erst aus der Gefährdungsbeurteilung: Absatz 13 verlangt dafür eine Gesamtbetrachtung aus gefährlichen Eigenschaften, geringer Stoffmenge, niedriger Exposition und Arbeitsbedingungen. Eine kleine Menge allein reicht nicht. Wer die Ausnahme nutzen will, sollte die Begründung schriftlich festhalten.

Außerdem darf eine Tätigkeit mit Gefahrstoffen nach § 7 Abs. 1 GefStoffV erst aufgenommen werden, wenn die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und die nötigen Schutzmaßnahmen ergriffen sind. Das Verzeichnis ist dafür die Arbeitsgrundlage: Ohne Überblick über Stoffe, Bereiche und Mengen lässt sich kaum beurteilen, wo Beschäftigte exponiert sind.

Die Pflichtangaben nach § 6 Abs. 12 GefStoffV

Der Wortlaut der Verordnung ist kurz. Das Verzeichnis „muss mindestens folgende Angaben enthalten:

1. Bezeichnung des Gefahrstoffs,
2. Einstufung des Gefahrstoffs oder Angaben zu den gefährlichen Eigenschaften,
3. Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengenbereichen,
4. Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte gegenüber dem Gefahrstoff exponiert sein können, und
5. einen Verweis auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter.“

Die Angaben zu Nummer 1, 2, 4 und 5 müssen allen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sein. Für die Mengenbereiche verlangt die Verordnung das nicht. Für die Praxis heißt das: Legen Sie das Verzeichnis so an, dass Sie eine Fassung ohne Mengen weitergeben oder aushängen können.

Gefahrstoffverzeichnis erstellen in sechs Schritten

1. Bestand aufnehmen: Gehen Sie durch alle Bereiche, auch Lager, Putzmittelraum und Fahrzeuge. Notieren Sie jedes Produkt mit Gefahrenpiktogramm, auch Spraydosen und Kleingebinde.
2. Sicherheitsdatenblätter beschaffen: Fordern Sie für jedes Produkt das aktuelle SDB beim Lieferanten an. Fehlt eines, ist das der erste offene Punkt im Verzeichnis.
3. Einstufung übertragen: Übernehmen Sie Gefahrenklassen und H-Sätze aus Abschnitt 2 des SDB und notieren Sie Fassung und Revisionsdatum dazu.
4. Bereiche und Tätigkeiten zuordnen: Halten Sie fest, wo und wofür der Stoff verwendet wird. Ein Stoff in zwei Bereichen bekommt zwei Zuordnungen.
5. Mengenbereiche festlegen: Schätzen Sie Spannen mit Einheit und Zeitbezug, zum Beispiel pro Jahr oder maximal gleichzeitig vorhanden.
6. Zugänglich machen und pflegen: Stellen Sie die Angaben den Beschäftigten bereit und legen Sie fest, wer neue Produkte und neue SDB-Fassungen einträgt.

Nicht vergessen werden sollten Stoffe, die erst bei der Arbeit entstehen, etwa Schweißrauch oder Stäube. Sie stehen auf keinem Lieferschein, können aber für die Gefährdungsbeurteilung genauso wichtig sein. Klären Sie mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit, wie Sie solche Stoffe dokumentieren.

Gefahrstoffverzeichnis Muster: drei Stoffe in einer Werkstatt

Die fiktive Brandt Metallbau GmbH in Kassel hat drei Arbeitsbereiche: eine Lackiererei, eine Elektrowerkstatt und einen Reinigungsplatz für Metallteile. Dort werden drei Lösemittel verwendet. Firma, Personen, Mengen und Termine sind erfunden. Die Einstufungen stammen aus realen Sicherheitsdatenblättern eines Herstellers; wir haben die Fassungen am 1. Oktober 2026 abgerufen und verlinkt.

Zur Einordnung der Kürzel: H225 bedeutet „Flüssigkeit und Dampf leicht entzündbar“, H319 „Verursacht schwere Augenreizung“, H336 „Kann Schläfrigkeit und Benommenheit verursachen“. EUH066 weist darauf hin, dass wiederholter Kontakt zu spröder oder rissiger Haut führen kann. Übernehmen Sie diese Angaben immer aus dem Sicherheitsdatenblatt Ihres konkreten Produkts. Derselbe Stoff kann als Gemisch oder in anderer Konzentration anders eingestuft sein.

Neben den Pflichtangaben führt die Werkstatt einige interne Felder, die nicht vorgeschrieben sind, aber die Pflege erleichtern:

Den Prüftermin nach zwölf Monaten hat sich der Betrieb selbst gesetzt. Er ist keine gesetzliche Frist. Kommt vorher eine neue SDB-Fassung, wird sofort geprüft.

So ein Verzeichnis lässt sich in einer Tabelle führen, solange es wenige Stoffe sind. Die Excel-Vorlage für das Gefahrstoffverzeichnis trennt dafür Stoffregister, Dokumentfassungen und Einsatzbereiche: Die Einstufung hängt an der ausgewählten Dokumentfassung, ein Stoff kann mehreren Bereichen zugeordnet werden, und das Verzeichnis lässt sich nach Arbeitsbereich filtern.

Sicherheitsdatenblatt: Version prüfen statt Ablaufdatum

Ein Sicherheitsdatenblatt hat kein festes Ablaufdatum. Entscheidend ist, ob Sie die aktuelle Fassung Ihres Lieferanten haben. Laut FAQ der BG BAU zum Sicherheitsdatenblatt wird es bei wesentlichen Änderungen aktualisiert, etwa bei neuer Einstufung oder neuen Schutzmaßnahmen, und die neue Fassung geht an alle Abnehmer, die den Stoff in den letzten zwölf Monaten erhalten haben.

Für Ihr Verzeichnis folgt daraus eine einfache Regel: Notieren Sie zu jedem Stoff die Fassung und das Revisionsdatum, mit dem Sie arbeiten. Kommt eine neue Fassung, vergleichen Sie Abschnitt 2 (Einstufung) und die Schutzmaßnahmen. Ändert sich etwas, passen Sie Verzeichnis, Gefährdungsbeurteilung und Betriebsanweisung an. Bewahren Sie die alte Fassung auf, damit nachvollziehbar bleibt, auf welcher Grundlage frühere Entscheidungen standen.

Vom Verzeichnis zur Gefährdungsbeurteilung

Das Verzeichnis beantwortet die Frage „Was haben wir wo?“. Die Gefährdungsbeurteilung beantwortet „Wie gefährlich ist die Tätigkeit, und was tun wir dagegen?“. Beides steht in § 6 GefStoffV, ist aber nicht dasselbe. Die Gefährdungsbeurteilung darf nach § 6 Abs. 11 nur von fachkundigen Personen durchgeführt werden; fehlt die Fachkunde im Betrieb, holen Sie sie sich, zum Beispiel über die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder den Betriebsarzt.

Im Muster ergeben sich aus dem Verzeichnis zwei Aufgaben: Die Gefährdungsbeurteilung der Lackierkabine wird für Aceton aktualisiert, und für die Teilereinigung wird geprüft, ob ein wässriger Reiniger das Ethanol ersetzen kann. Wie man eine Gefährdung, eine Maßnahme und ihre Wirksamkeitskontrolle sauber dokumentiert, zeigt unser Praxisbeispiel zur Gefährdungsbeurteilung in Excel; die dazugehörige Vorlage für die Gefährdungsbeurteilung enthält Risikomatrix und Maßnahmenplan.

Auch die Betriebsanweisung baut auf beidem auf. § 14 GefStoffV verlangt eine schriftliche Betriebsanweisung, die der Gefährdungsbeurteilung Rechnung trägt, in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache. Wer muss unterwiesen werden, und wer ist für welchen Bereich zuständig? Solche Zuständigkeiten lassen sich zum Beispiel mit einer Kompetenzmatrix in Excel festhalten.

Berufsgenossenschaften und Unfallkassen bieten eigene Muster und Hilfen an, die BG BAU etwa das Gefahrstoff-Informationssystem WINGIS. Für viele Betriebe sind solche Angebote ein guter Einstieg. Eine eigene Excel-Datei lohnt sich, wenn Sie Fassungen, Zuordnungen zu Bereichen und offene Aufgaben an einem Ort führen wollen.

Was die Excel-Vorlage nicht übernimmt

Ein Verzeichnis ist eine Dokumentation, keine Bewertung. Auch die Excel-Vorlage stuft keine Stoffe ein und erstellt keine Sicherheitsdatenblätter. Sie bestätigt nicht, dass eine Tätigkeit sicher ist, und ersetzt weder die fachkundige Gefährdungsbeurteilung noch Betriebsanweisungen, Unterweisungen oder Prüfungen der Lagerung. Ob Stoffe zusammen gelagert werden dürfen, regelt ein eigenes Regelwerk, das hier nicht abgebildet ist.

• Neue SDB-Fassungen werden nicht automatisch abgerufen: Sie tragen sie ein und entscheiden nach Prüfung, welche Fassung gilt.
• Mengen mit unterschiedlichen Einheiten oder Zeitbezügen werden nicht addiert.
• Ein interner Prüftermin ist kein gesetzliches Ablaufdatum.
• Die Datei ist für einen Betriebsstandort ausgelegt; mehrere Standorte führen Sie in getrennten Dateien.

Weitere Beispiele zu Arbeitsschutz und Dokumentation finden Sie im Ratgeber von ExcelSchnell.