Kompetenzmatrix Excel: Ist, Soll und Maßnahmen

Eine Kompetenzmatrix in Excel hilft, eine konkrete Frage zu beantworten: Wer kann welche Aufgabe bereits selbstständig übernehmen und wo braucht das Team Unterstützung? Dieser Ratgeber zeigt einen kleinen Vergleich von Ist und Soll und leitet daraus zwei überprüfbare Entwicklungsmaßnahmen ab.

1. Mit einer Aufgabe beginnen, nicht mit einer Schulnote

Unser fiktives Team erstellt monatliche Kundenberichte. Es braucht drei klar definierte Fähigkeiten: Quelldaten in Excel prüfen, Ergebnisse verständlich erläutern und Kundeninformationen im CRM nachvollziehbar aktualisieren. Die Matrix soll die Arbeitsverteilung und Entwicklung unterstützen; sie ist kein automatisches Ranking der Beschäftigten.

Das RKW Kompetenzzentrum beschreibt die Gegenüberstellung vorhandener Qualifikationen und zu erfüllender Aufgaben als Grundlage der Maßnahmenplanung. Legen Sie zuerst fest, welche Tätigkeit eine Person tatsächlich beherrschen soll. „Gut mit Computern“ lässt sich wesentlich schlechter prüfen als „erkennt doppelte Datensätze und dokumentiert die Bereinigung“.

2. Die Fünferskala mit beobachtbaren Kriterien füllen

Die Produktdatei verwendet Werte von 1 bis 5. Für unser Beispiel definieren wir diese Stufen wie folgt. Es handelt sich um eigene Arbeitskriterien, die Sie für Ihre Aufgaben konkretisieren müssen.

Bewerten Sie anhand einer Arbeitsprobe, eines nachvollziehbaren Ergebnisses oder einer gemeinsam geprüften Aufgabe. „Ich glaube, sie kann Excel“ ist keine ausreichende Begründung. Wenn eine Fähigkeit noch nicht beurteilt wurde, halten Sie dies gesondert fest; unbekannt ist nicht dasselbe wie Stufe eins.

3. Sollwerte nach Rolle und tatsächlicher Aufgabe festlegen

Die Sollwerte gelten für die jeweilige Rolle. Nicht jede Person braucht überall Stufe fünf. Für eine eigene Kontrollspalte ergibt =MAX(0;Soll-Ist) die hier gezeigte positive Lücke. Achten Sie beim Vergleich mit einer vorhandenen Lückenanalyse darauf, ob deren Vorzeichen stattdessen Ist minus Soll ausdrückt.

4. Die Lücke in zwei konkrete Maßnahmen übersetzen

Für Ninas begleitete Übung werden in unserem Beispiel vier Stunden und 240 € externe Unterstützung angenommen. Paul erhält zwei Stunden interne Begleitung. Die Beträge sind eigene Planannahmen. Die geprüfte Schulungsplan-Tabelle enthält keine eigene Kostenspalte; halten Sie Kosten bei Bedarf in der Anmerkung oder einem ergänzenden Budget fest.

5. Durchführung und neue Bewertung nicht verwechseln

Ein besuchter Kurs beweist noch nicht, dass die Aufgabe selbstständig gelingt. Dokumentieren Sie erst die Durchführung, dann die Arbeitsprobe und anschließend die begründete neue Bewertung. Nina erreicht im Beispiel nach der Übung Stufe drei. Damit bleibt gegenüber Soll vier noch eine Stufe offen.

Der richtige Folgeschritt ist jetzt eine begleitete Prüfung typischer Sonderfälle. Tragen Sie nicht Stufe vier ein, nur weil die Maßnahme abgeschlossen wurde. Paul erreicht im Beispiel Stufe drei; sein definierter Standardprozess kann nach bestätigter Prüfung übernommen werden.

6. Die Arbeitsblätter konsistent pflegen

1. Definieren Sie Kompetenzen und Rollen in den Einstellungen.
2. Erfassen Sie die begründeten Istwerte in KOMPETENZMATRIX.
3. Kontrollieren Sie die Sollwerte je Rolle in LÜCKENANALYSE.
4. Leiten Sie gezielte Maßnahmen in SCHULUNGSPLAN ab.
5. Prüfen Sie die Nachweise und aktualisieren Sie die Bewertung erst danach.

ZERTIFIKATE kann Nachweise und Ablaufdaten separat führen. Eine hohe Kompetenzbewertung ersetzt keinen erforderlichen gültigen Nachweis. Bewahren Sie Bewertungsgrundlage und Standdatum so auf, dass Sie Änderungen später erklären können. Beschränken Sie den Zugriff auf die tatsächlich zuständigen Personen.

7. Die Matrix in die Arbeit zurückführen

Der Nutzen entsteht bei der nächsten Entscheidung: Wer prüft den Bericht, wer begleitet einen Sonderfall und wer übernimmt die Vertretung? Verbinden Sie die Ergebnisse mit der Ressourcenplanung. Freie Zeit allein macht eine Person noch nicht für jede Aufgabe verfügbar.

Für neue Beschäftigte zeigt der Einarbeitungsplan, wie Aufgaben, Betreuung und überprüfbare Ergebnisse in den ersten Wochen zusammenpassen. Übernehmen Sie nur die Kompetenzen, die für die jeweilige Rolle relevant sind, statt jede neue Person durch dieselbe lange Liste zu schicken.