Ressourcenplanung in Excel: Überlastung korrigieren

Ressourcenplanung in Excel zeigt, ob Ihre zugesagten Aufgaben zur verfügbaren Zeit passen. Ein Team kann insgesamt freie Stunden haben und trotzdem eine einzelne Person überlasten. Dieses Beispiel rechnet mit vier Personen, zwei Projekten und einer korrigierten Aufgabenverteilung für eine konkrete Woche.

1. Verfügbare Projektzeit statt bloßer Vertragsstunden ansetzen

Unser fiktives Team arbeitet an einem Kundenportal und einer Datenbereinigung. Die betrachtete Woche beginnt am 5. Oktober 2026. Vertragszeit, bestätigte Abwesenheit und interne Aufgaben werden zunächst getrennt aufgeschrieben. Die Zahlen sind eigene Planannahmen und keine allgemeine Auslastungsempfehlung.

Die Kontrollrechnung lautet Vertragszeit minus Abwesenheit minus interne Aufgaben. Claras acht Stunden Urlaub werden nur einmal abgezogen. Wenn interne Besprechungen bereits als eigene Projektzuordnung erfasst sind, dürfen dieselben Stunden nicht noch einmal als pauschaler Abzug auftauchen.

2. Die erste Aufgabenverteilung vergleichen

Für die eigene Kontrolltabelle ergibt =GeplanteStunden/VerfügbareStunden eine Quote. Bei null verfügbarer Zeit braucht der Fall eine ausdrückliche Prüfung statt einer versteckten Division durch null. Microsoft erläutert bei Ressourceneinheiten ebenfalls den Vergleich von Zuordnung und verfügbarer Kapazität; die beschriebenen Project-Funktionen sind dabei keine Funktionen dieser Excel-Datei.

3. Nur Aufgaben übertragen, die wirklich übertragbar sind

Im Beispiel können Ben und David zwei klar abgegrenzte Aufgabenpakete übernehmen. Beide sind dafür eingearbeitet und haben die nötigen Zugriffe. Anna übergibt vier Stunden Portalprüfung an Ben und zwei Stunden Datenabgleich an David. Der Aufwand für Übergabe ist in den angenommenen Paketen bereits berücksichtigt.

Die Projektsummen bleiben bei 60 und 40 Stunden. Das ist eine echte Umverteilung und keine heimliche Kürzung des vereinbarten Umfangs. Wenn David das Paket noch nicht bearbeiten kann, ist seine freie Zeit keine sofort verwendbare Ersatzkapazität. Dann brauchen Sie eine andere Entscheidung: Umfang, Termin, Qualifizierung oder zusätzliche verfügbare Unterstützung.

4. Die Struktur der Arbeitsmappe passend verwenden

In EINSTELLUNGEN hinterlegen Sie das Team; ZUORDNUNG verteilt Stunden je Person und Projekt über zwölf Wochen. AUSLASTUNG summiert die Zuordnungen und zeigt eine Kapazität pro Woche. Die geprüfte Kapazitätsspalte übernimmt die hinterlegten Wochenstunden. Sie zieht einen individuellen Urlaubstag nicht automatisch aus jeder betroffenen Woche ab.

Die Mappe enthält zusätzlich eine Brutto-Netto-Betrachtung auf Jahresbasis. Ein Jahresfaktor ersetzt nicht die konkrete Wochenverfügbarkeit. Für unseren Fall führen Sie deshalb die obige Wochenkontrolle ergänzend und gleichen sie mit den Zuordnungen ab. Eine Änderung der Stammdaten-Wochenstunden würde sonst auch andere Wochen beeinflussen.

5. Qualifikation und Termine mitprüfen

Freie Stunden sind nicht beliebig austauschbar. Nutzen Sie die Kompetenzmatrix, um erforderliche und vorhandene Fähigkeiten zu vergleichen. Im Gantt-Beispiel sehen Sie, wie eine verspätete Aufgabe Folgearbeiten verschiebt.

Prüfen Sie außerdem die Lage der Stunden. Zwei freie Stunden am Freitagnachmittag helfen nicht, wenn der Kundenabgleich schon am Dienstag abgeschlossen sein muss. Der Wochenwert ist eine erste Übersicht; kritische Übergaben benötigen genauere Termine.

6. Einen kurzen Plan-Ist-Abgleich etablieren

1. Übernehmen Sie bestätigte Abwesenheiten und aktualisierte Aufwandsannahmen.
2. Suchen Sie Überlastungen pro Person und Woche.
3. Prüfen Sie, ob die Arbeit fachlich und zeitlich übertragbar ist.
4. Halten Sie die beschlossene Umverteilung mit zuständiger Person fest.
5. Vergleichen Sie am Wochenende tatsächlichen Aufwand und verbleibende Arbeit.

Für tatsächliche Projektzeiten verwenden Sie den Zeiterfassungs-Ratgeber. Eine Woche mit 32 geplanten Stunden ist nicht automatisch eine Woche mit 32 geleisteten Stunden. Bewahren Sie beide Perspektiven auf, um Ihre nächsten Schätzungen zu verbessern.