Gantt-Diagramm in Excel: 8 Aufgaben mit Abhängigkeiten

Ein Gantt-Diagramm in Excel wird nützlich, wenn Änderungen an einer Aufgabe im weiteren Zeitplan sichtbar werden. Hier planen Sie acht Arbeitspakete für die Einführung eines kleinen Kundenportals. Sie legen Abhängigkeiten fest, halten einen Basisstand fest und verfolgen, wie eine Verzögerung den Endtermin verändert.

1. Erst Arbeitspakete definieren, dann Balken zeichnen

Unser Beispiel beginnt am Montag, 5. Oktober 2026. Es wird montags bis freitags gearbeitet; im gezeigten Zeitraum sind keine zusätzlichen arbeitsfreien Tage hinterlegt. Die Dauern sind eigens gewählte Planannahmen. „Portal fertig“ wird in acht überprüfbare Ergebnisse zerlegt, statt als ein langer Balken geführt zu werden.

Excel besitzt keinen eigenen vordefinierten Gantt-Diagrammtyp. Microsoft beschreibt eine Darstellung über angepasste gestapelte Balken. Eine vorbereitete Arbeitsmappe kann stattdessen ein Kalenderraster verwenden. Entscheidend sind die zugrunde liegenden Termine und Regeln, nicht die Farbe der Balken.

2. Acht Aufgaben mit einer einfachen Kette erfassen

AT bedeutet Arbeitstage. Im Beispiel startet jede Aufgabe am nächsten Arbeitstag nach dem Ende ihres Vorgängers. Aufgabe 4 umfasst Mittwoch bis Montag, weil Samstag und Sonntag nicht mitgezählt werden. Insgesamt umfasst die Kette 17 Arbeitstage.

3. Eine Abhängigkeit bewusst auswählen

Für diese Kette verwenden Sie den Typ FS, also Finish-to-Start beziehungsweise Ende-Anfang. Die Produktdatei bietet außerdem SS, FF und SF. Verwenden Sie einen anderen Typ nur, wenn der Ablauf ihn tatsächlich verlangt. Gleiche Starttage sind keine Garantie, dass die Aufgaben unabhängig voneinander funktionieren.

In der geprüften Aufgabenliste ist pro Zeile ein Vorgänger vorgesehen. Braucht eine Aufgabe mehrere Vorbedingungen, muss die gewählte Struktur diese verständlich abbilden oder erweitert werden. Geben Sie nicht mehrere IDs in ein Feld ein, dessen Formel nur eine eindeutige ID nachschlägt.

4. Den Endtermin mit einer Kontrollformel prüfen

Für eine eigene Tabelle mit Beginn in B2, Dauer in C2 und Feiertagsliste in H2:H15 lautet die Endformel =ARBEITSTAG.INTL(B2;C2-1;1;$H$2:$H$15). Die 1 kennzeichnet Samstag und Sonntag als Wochenende. Microsoft: ARBEITSTAG.INTL erläutert diese Argumente. Startdatum und Feiertage müssen echte Excel-Datumswerte sein.

5. Eine Verzögerung sichtbar durchrechnen

Aufgabe 4 benötigt statt vier nun sechs Arbeitstage. Ihr Ende verschiebt sich vom 19. auf den 21. Oktober. Bei unveränderten Folgeabhängigkeiten endet Aufgabe 5 am 23., Aufgabe 6 am 27., Aufgabe 7 am 28. und Aufgabe 8 am 29. Oktober.

Bewahren Sie den Basis-Endtermin unverändert auf. Wenn Sie ihn bei jeder Verzögerung überschreiben, zeigt die Abweichungsspalte nicht mehr den Unterschied zur ursprünglichen Zusage. Prüfen Sie auch die Einheit: Die Abweichungsspalte der Datei berechnet eine Datumsdifferenz in Kalendertagen, während Dauern als Arbeitstage geplant werden.

6. Meilenstein und Arbeitsaufwand trennen

Die Freigabearbeit ist im Beispiel eine eintägige Aufgabe. Das Ergebnis „Portal freigegeben“ wird zusätzlich als Meilenstein am 27. Oktober, im geänderten Plan am 29. Oktober, festgehalten. Nutzen Sie dafür das eigene Blatt MEILENSTEINE. Setzen Sie nicht unbesehen Dauer null in eine Aufgabenformel, die Dauer minus eins verwendet.

Die farbige Kennzeichnung kritischer Vorgänge hilft beim Überblick. Bei komplexen Verknüpfungen, mehreren Voraussetzungen und Ressourcenengpässen ist sie keine vollständige Projektanalyse. Für die Frage, ob dieselbe Person gleichzeitig in mehreren Projekten überlastet wird, hilft der Ressourcenplan mit vier Personen.

7. Den Wochenabgleich kurz halten

1. Prüfen Sie die nächste verbindliche Freigabe und ihre offenen Voraussetzungen.
2. Aktualisieren Sie tatsächlichen Fortschritt und realistische Restdauer.
3. Kontrollieren Sie Folgetermine nach jeder wesentlichen Änderung.
4. Halten Sie Entscheidung, Verantwortliche und Standdatum fest.
5. Kommunizieren Sie die geänderte Zusage an die intern zuständigen Beteiligten.