Reisekostenabrechnung Excel
29,00 €
Sehen Sie, was nach der Reise noch auszuzahlen ist
Beschreibung
Reisekostenabrechnung Excel – vom Reisebeleg bis zum offenen Saldo
Dokumentieren Sie Inlandsreisen Ihrer Beschäftigten, berechnen Sie die vorgesehenen Erstattungen und gleichen Sie diese mit tatsächlich geleisteten Zahlungen ab.
Bahnfahrt, Hotel, Verpflegung und Vorschuss gehören zur selben Reise, haben aber unterschiedliche Auswirkungen auf die Auszahlung. Reisekostenabrechnung Excel führt diese Angaben je Reise zusammen und trennt Auslagen des Mitarbeiters von direkt bezahlten Firmenkosten. So sehen Sie nach der dokumentierten Freigabe, welcher Betrag noch offen ist.
Sie erhalten zwölf verknüpfte Arbeitsblätter, zwei Diagramme und vorbereitete Berichtsseiten. Ein ausgefüllter Servicebetrieb zeigt mehrere Reise- und Zahlungsfälle. Die Unternehmens-, Personen- und Reisedaten sind fiktiv und werden vor dem Einsatz durch Ihre Angaben ersetzt. Der Umfang ist auf Arbeitnehmer-Inlandsreisen eines deutschen Arbeitgebers im Jahr 2026 ausgelegt.
Belege, Erstattungsanspruch und Zahlungen auseinanderhalten
Was eine einfache Ausgabenliste offenlässt
- Ein vom Arbeitgeber bezahltes Hotel landet zusätzlich in der Auszahlung.
- Gestellte Mahlzeiten werden bei der Verpflegung nicht berücksichtigt.
- Vorschüsse werden vergessen oder nochmals als Reisekosten gezählt.
- Ein vorläufiger Betrag wirkt bereits wie eine genehmigte Abrechnung.
Was Sie mit der Vorlage getrennt prüfen
- Auslagen der Beschäftigten und direkte Firmenkosten.
- Reisetag, Berechtigung, Mahlzeiten und eigene Entgelte.
- Anspruch, Vorschüsse, Erstattungen und Rückzahlungen.
- Offene, freigegebene und vollständig abgelehnte Reisen.
Diese Aufgaben übernimmt die Reisekosten-Vorlage
Mehrere Reisen in einem Arbeitsbuch führen
Ordnen Sie bis zu 100 Reisen den 50 hinterlegten Beschäftigten zu. Ziel, Anlass, Beginn, Ende und Übernachtung bilden die Grundlage. Die Eingabekontrolle erkennt unter anderem fehlende Angaben und sich überschneidende Reisetage derselben Person. Eine Reise darf höchstens 31 Kalendertage umfassen.
Verpflegung tageweise nachvollziehen
Erfassen Sie jeden Reisetag, die manuell geprüfte Berechtigung und gestellte Mahlzeiten. Das Modell unterscheidet Tagesreisen, Anreise, Abreise und volle Tage. Tatsächlich selbst getragene Entgelte mindern nur die Kürzung für die jeweilige Mahlzeit. Eine negative Verpflegungspauschale wird vermieden.
Belege und Gutschriften sauber zuordnen
Erfassen Sie bis zu 1.000 Belege mit Bruttobetrag, betrieblichem Anteil, Zahler und Originalnachweis. Direkt von der Firma bezahlte Kosten erhöhen nicht den Auslagenanspruch des Mitarbeiters. Gutschriften werden ihrem Ursprungsbeleg zugeordnet; die Kontrollen prüfen unter anderem Zahler, Anteil und kumulierte Beträge.
Gefahrene Kilometer separat abrechnen
Bis zu 1.000 Fahrten dokumentieren Datum, Route, Zweck und tatsächlich gefahrene Kilometer. Die Vorlage unterscheidet private Pkw und andere eigene motorbetriebene Fahrzeuge. Firmenwagen, Mietwagen und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind nicht Teil dieser Kilometerberechnung.
Vorschüsse und Zahlungen abstimmen
Führen Sie bis zu 500 tatsächliche Vorschüsse, Erstattungen und Rückzahlungen mit Zahlungsnachweis. Bei vollständig freigegebenen Reisen zeigt der Saldo, was noch auszuzahlen oder zurückzufordern ist. Offene Reisen bleiben vorläufig. Ein vollständiger Ablehnungsstatus setzt den Anspruch auf null und berücksichtigt bereits geflossene Zahlungen.
Auszahlungen und Nachweise im Überblick behalten
Das Dashboard trennt erfasste Reisekosten, freigegebene Auszahlungen, Rückforderungen und offene Reisen. Zwei Diagramme zeigen Kostenarten und Entscheidungen. Wählen Sie eine Reise für die Abrechnung und ein Register für die Detailseiten mit jeweils vier Datensätzen.
Organisationshilfe, keine Steuer- oder Rechtsberatung
Die Vorlage ersetzt keine fachliche Prüfung der Auswärtstätigkeit, der ersten Tätigkeitsstätte, der Dreimonatsfrist oder Ihrer betrieblichen Erstattungsrichtlinie. Diese Voraussetzungen und die Berechtigung zur Verpflegungspauschale werden manuell geprüft. Einstellbare Sätze begründen keinen automatischen Anspruch und keine Zusage steuerfreier Erstattung.
Nicht enthalten sind Auslandsreisen, Fremdwährungen, die steuerliche Gewinnermittlung Selbstständiger, doppelte Haushaltsführung, Reisen über Mitternacht ohne Übernachtung, Vorsteuerabzug, Lohnabrechnung oder Bankzahlungen. Sonderfälle bei Mahlzeiten können eine gesonderte Lohnsteuerprüfung erfordern. Es gibt keine digitale Signatur, revisionssichere Historie oder Garantie der steuerlichen Anerkennung. Prüfen Sie die Angaben vor Verwendung und bewahren Sie Originalnachweise getrennt auf.
So arbeiten Sie mit Reisekostenabrechnung Excel
Kosten und offene Zahlungen im Blick
Vier Kennzahlen sowie Diagramme zu Kostenarten und Entscheidungen.
Eine Reise nachvollziehbar abrechnen
Auslagen, Kilometer, Verpflegung, Zahlungen und der freigegebene Restbetrag.
Einzelnachweise vollständig ausgeben
Vier Datensätze pro Detailseite; Register und Seite werden in Einstellungen ausgewählt.
Gestellte Mahlzeiten je Tag dokumentieren
Berechtigung, Frühstück, Mittag- und Abendessen sowie selbst getragene Entgelte.
Mitarbeiter- und Firmenkosten unterscheiden
Originalbelege, betrieblicher Anteil, Zahler und verknüpfte Gutschriften.
Vorschüsse und Rückzahlungen abstimmen
Tatsächliche Zahlungsbewegungen mit Datum, Art und Nachweis.
Technische Daten und Hinweise zum Start
Zwölf Blätter mit direkter Navigation
START, Dashboard, Abrechnung, Details, Einstellungen, Reisen, Reisetage, Belege, Fahrten, Zahlungen, Mitarbeiter und Anleitung. Ein sichtbarer START-Button führt von jeder geschützten Seite zurück. Orange Felder kennzeichnen Eingaben; Formeln sind gegen versehentliche Änderungen geschützt.
Mit einer Arbeitskopie und den Reisen beginnen
Ersetzen Sie zuerst die fiktiven Daten. Prüfen Sie Einstellungen und Personen, dann Reisezeitraum und beruflichen Anlass. Pro Person und Kalendertag wird eine Reise geführt; mehrere Etappen desselben Tages zusammenfassen. Tragen Sie jeden Reisetag ein, auch wenn keine Verpflegungspauschale entsteht.
Mahlzeiten und Eigenanteile bewusst erfassen
Markieren Sie gestellte Mahlzeiten einzeln. Ein Eigenanteil ist ein endgültig selbst getragenes Entgelt für diese Mahlzeit. Eine zunächst selbst bezahlte, später erstattete Hotelrechnung ist kein solcher Eigenanteil. Die Berechtigung und Fristprüfung bleiben Ihre Aufgabe; Hinweise zu möglichen Sachbezügen extern klären.
Kosten und Zahlung nicht doppelt zählen
Erfassen Sie Bruttobeträge und den belegten betrieblichen Anteil. Prüfen und trennen Sie gegebenenfalls Mahlzeitenanteile von Hotelkosten. Bei privatem Fahrzeug nicht zusätzlich Kraftstoff zu den Kilometerbeträgen ansetzen. Ein Vorschuss gehört in Zahlungen, nicht nochmals in Belege. Freigabe oder Ablehnung mit Datum, Prüfer und Nachweis dokumentieren.
Abrechnung und alle Detailseiten exportieren
Wählen Sie Reise, Register und Seite unter Einstellungen. Die Abrechnung ist als einzelne PDF-Seite vorbereitet; Details zeigen vier Datensätze pro Seite. Exportieren Sie alle relevanten Seiten jedes Registers und fügen Sie die Originalnachweise bei. Weitergeben sollten Sie nur die personenbezogenen PDFs, nicht das gesamte Mitarbeiterbuch.
Stichtag, Hinweise und Archiv richtig verwenden
Der Stichtag filtert Bewegungen, rekonstruiert aber keine früheren Entscheidungen, Namen oder Regeln. Speichern Sie datierte Kopien. Ungültige Eingaben sperren finanzielle Summen; fehlende Reisetage verhindern die endgültige Freigabeauszahlung. Originale liegen außerhalb der Datei. Schutz ist keine Datensicherheit; Kapazitätserweiterungen brauchen neue Prüfungen. Mac, Excel im Browser, Google Sheets und Numbers wurden nicht getestet.
Für wen ist Reisekostenabrechnung Excel geeignet?
Für kleine deutsche Arbeitgeber, die Inlandsreisen ihrer Beschäftigten in einer lokal geführten Excel-Datei organisieren und dokumentiert abrechnen möchten.
Bringen Sie Reisebelege und Erstattungen zusammen
Dokumentieren Sie die Reise, prüfen Sie die Nachweise und behalten Sie den noch offenen Betrag im Blick.
Meine Reisekosten nachvollziehbar abrechnen
Einmaliger Kauf · 12 deutsche Arbeitsblätter · ohne Makros
Zusätzliche Informationen
| Datei | XLSX |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Arbeitsblätter | 12 |
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