Urlaubsplaner Excel: Anträge und Feiertage 2027

Ein Urlaubsplaner in Excel sollte mehr zeigen als freie Tage: Wer hat Urlaub beantragt, was ist genehmigt und wie viel Anspruch bleibt danach übrig? In diesem Beispiel planen Sie für ein kleines Berliner Team im Jahr 2027. Sie prüfen Feiertage, überlappende Anträge und den Unterschied zwischen Urlaub und anderen Abwesenheiten.

1. Jahr, Bundesland und Arbeitswoche prüfen

Unsere vier fiktiven Teammitglieder arbeiten jeweils montags bis freitags, acht Stunden täglich, in Berlin. Für alle gilt im Beispiel ein vollständig bestehender vertraglicher Anspruch von 30 Urlaubstagen. Es gibt keinen Eintritt im laufenden Jahr und keinen Übertrag aus einem Vorjahr.

Stellen Sie in EINSTELLUNGEN das Urlaubsjahr auf 2027 und das Bundesland auf Berlin. Kontrollieren Sie die aktivierten Feiertage im Blatt FEIERTAGE. Berlin.de: Feiertage 2027 nennt für 2027 unter anderem den 8. März, 26. und 29. März sowie den 6. und 17. Mai. Ein Schulferientag ist nicht automatisch ein gesetzlicher Feiertag.

2. Eine Urlaubswoche mit Feiertagen nachrechnen

Im ersten Fall zählen der 22., 23., 24. und 25. März als Urlaubstage. Karfreitag, das Wochenende und Ostermontag werden bei unserer regelmäßigen Arbeitswoche nicht als Urlaub verbraucht. Die persönliche Verteilung der Arbeitstage muss zu dieser Annahme passen.

3. Anträge zunächst als Anträge behandeln

Mia und Jonas bearbeiten im Beispiel dieselbe Kundenübergabe. Der Betrieb benötigt für diese Aufgabe während der betreffenden Woche mindestens eine der beiden eingearbeiteten Personen. Deshalb bleibt Jonas’ Antrag zunächst offen. Diese Besetzungsannahme gehört zum eigenen Fall und ist keine allgemeine Personalvorgabe.

Besprechen Sie die Überschneidung mit den Beteiligten und prüfen Sie Urlaubswünsche sowie die geltenden Regeln. Eine farbige Überschneidung erteilt oder verweigert keinen Urlaub. Im Beispiel einigt sich Jonas auf den 30. März bis 2. April: vier Arbeitstage ohne die ursprüngliche Überschneidung.

4. Den Saldo mit eindeutigen Begriffen lesen

Nach der Genehmigung der vier Alternativtage stehen bei Jonas zwölf genehmigte Tage und 18 Resttage. „Rest“ bedeutet hier Jahresanspruch minus genehmigte Urlaubsanträge; genehmigte zukünftige Tage können bereits darin enthalten sein. Verwechseln Sie den Wert nicht mit ausschließlich schon vergangenem Urlaub.

Die Jahresübersicht der Arbeitsmappe zeigt auch andere genehmigte Abwesenheitsarten. Das Blatt RESTURLAUB trennt den Urlaubsabzug von Krankheit und sonstigen Abwesenheiten. Eine Summe aller Abwesenheiten ist daher nicht automatisch der verbrauchte Erholungsurlaub.

5. Bei Teilzeit die Tageverteilung gesondert klären

BUrlG § 3: Dauer des Urlaubs nennt mindestens 24 Werktage auf Basis einer Sechstagewoche, entsprechend 20 Arbeitstagen bei einer Fünftagewoche. Für die Zahl der Urlaubstage ist die Verteilung der Tage mit Arbeitspflicht maßgeblich; dies erläutert auch das Bundesarbeitsgericht.

Unser Vollzeitbeispiel vermeidet diesen Sonderfall. Bei einer Vier-Tage-Woche oder wechselnden Einsatzmustern müssen außerdem die für den konkreten Antrag gezählten Arbeitstage passen. Eine Standardzählung Montag bis Freitag bildet nicht jedes Modell ab.

6. Den Jahreswechsel nicht nur über eine Zahl steuern

Teilen Sie über den Jahreswechsel laufende Anträge in nachvollziehbare Jahresabschnitte auf: Die geprüfte Saldoauswertung orientiert sich am Startdatum des Antrags. Prüfen Sie Übertrag und Anspruch getrennt. Ein Datum „31.12.“ oder „31.03.“ in der Tabelle beweist keinen tatsächlichen Verfall.

Nach der BAG-Rechtsprechung zu Mitwirkungsobliegenheiten hängen Verfallsfragen grundsätzlich auch von der konkreten Aufforderung und Information durch den Arbeitgeber ab. Besondere Fälle wie Krankheit oder abweichender Mehrurlaub sind gesondert zu klären. Dokumentieren Sie den tatsächlichen Hinweis und nicht nur ein Häkchen.

7. Den freigegebenen Stand in die Einsatzplanung geben

1. Kontrollieren Sie Anspruch, Arbeitsmodell und aktivierte Feiertage.
2. Erfassen Sie Antrag, Abwesenheitsart und Zeitraum.
3. Klären Sie Überschneidungen und Vertretung.
4. Dokumentieren Sie die konkrete Genehmigung.
5. Gleichen Sie Saldo und Jahresübersicht ab und speichern Sie den Stand.

Bestätigte Abwesenheiten bilden anschließend die Grundlage für den Schichtplan. Für die projektbezogene Auslastung finden Sie eine separate Ressourcenplanung mit korrigierter Überlastung.