Rechnung als Kleinunternehmer: Excel-Beispiel

Eine Rechnung als Kleinunternehmer sollte dem Kunden sofort zeigen, welche Leistung Sie abrechnen und welchen Betrag er überweisen soll. In diesem Beispiel erstellen Sie eine Rechnung über eine kleine Website-Überarbeitung. Sie prüfen die Angaben, behandeln die Umsatzsteuer richtig und halten anschließend Zahlung und Beleg getrennt fest.

1. Den Fall und die Kleinunternehmerregelung klären

Unsere fiktive selbstständige Webdesignerin Lena Vogt arbeitet bereits seit mehreren Jahren in Deutschland. Sie nutzt im Beispiel wirksam die Kleinunternehmerregelung, hat nicht auf sie verzichtet und rechnet eine inländische Dienstleistung an einen deutschen Geschäftskunden ab. Auslandsgeschäfte, Gutschriften und öffentliche Auftraggeber sind nicht Teil dieses Falls.

Nach UStG § 19: Kleinunternehmerregelung gelten seit 2025 grundsätzlich die Grenzen von 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Kalenderjahr. Das sind Umsatzgrenzen, keine Gewinngrenzen. Bei Gründung, Grenzüberschreitung oder einem früheren Verzicht ist die eigene Situation gesondert zu prüfen. Eine Auswahl in Excel entscheidet nicht über Ihren steuerlichen Status.

2. Eine konkrete Leistung statt „Beratung“ eintragen

Die Leistung wurde vom 1. bis 4. September 2026 erbracht. Die Rechnung KU-2026-018 wird am 8. September ausgestellt; als vereinbartes Zahlungsziel steht der 22. September 2026 darauf. Die Nummer und der Leistungszeitraum machen den Vorgang leichter zuzuordnen. Sie sind hier bewusst enthalten, auch wenn die besondere Mindestangabenliste für Kleinunternehmer nicht mit der allgemeinen Rechnungsliste identisch ist.

3. Diese Angaben gehören auf die Rechnung

UStDV § 34a: Rechnungen von Kleinunternehmern nennt die besondere Mindestangabenliste. Für unseren Fall prüfen Sie insbesondere:

• Vollständiger Name und Anschrift Ihrer Firma sowie des Kunden.
• Eine der gesetzlich vorgesehenen steuerlichen Identifikationen des leistenden Unternehmers, etwa die Steuernummer.
• Ausstellungsdatum und verständlich beschriebene Art sowie Umfang der Leistung.
• Gesamtentgelt und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Übernehmen Sie keine Muster-Steuernummer und keine fremde IBAN. Bankverbindung, Ansprechpartner, Auftragsnummer und Zahlungsziel ergänzen die praktische Abwicklung. Kontrollieren Sie auch Fußzeile und zweite Druckseite: Ein früherer Umsatzsteuerhinweis darf nicht versehentlich stehen bleiben.

4. Excel, PDF und E-Rechnung auseinanderhalten

Ein gewöhnlicher PDF-Export ist keine strukturierte E-Rechnung. Laut BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ein elektronisch übermitteltes PDF benötigt die Zustimmung des Empfängers; Papier bleibt möglich.

Die allgemeine Übergangsfrist bis Ende 2026 für Rechnungsaussteller ist deshalb kein automatisches Ende der Kleinunternehmer-Ausnahme. Prüfen Sie Sonderfälle separat, insbesondere Vorgaben öffentlicher Auftraggeber. Die hier gezeigte Arbeitsmappe erstellt keine XRechnung-XML. Falls Ihr Kunde ein strukturiertes Format verlangt, brauchen Sie einen dafür geeigneten Erstellungsweg.

5. Den Vorgang in der Vorlage abschließen

1. Ersetzen Sie in EINSTELLUNGEN Absender, Bankdaten und steuerliche Angaben. Prüfen Sie die Kleinunternehmer-Einstellung.
2. Wählen oder ergänzen Sie den Kunden in KUNDEN und die passenden Positionen im Rechnungsblatt.
3. Kontrollieren Sie Menge, Betrag, Steuerbehandlung, Nummer und Druckvorschau. Speichern Sie den tatsächlich versendeten Stand separat.
4. Übernehmen Sie den Vorgang nachvollziehbar ins RECHNUNGSBUCH. Ein fertiger Rechnungsdruck ist noch kein Zahlungseingang.
5. Tragen Sie nach Bankabgleich das tatsächliche Zahlungsdatum ein und bewahren Sie den zugehörigen Beleg auf.

Das Blatt KLEINUNTERNEHMER enthält eine Übersicht zu Umsatzgrenzen. Prüfen Sie, auf welchen Zeitraum sich Ihre Eingaben beziehen. Rechnungsbuch und unveränderbar aufzubewahrender Originalbeleg sind unterschiedliche Dinge; eine bearbeitbare Datei allein erfüllt nicht alle Aufbewahrungsanforderungen.

6. Eine Teilzahlung richtig nachverfolgen

Überweist der Kunde zunächst 400 €, bleiben von 660 € noch 260 € offen. Kennzeichnen Sie den Vorgang nicht als vollständig bezahlt. Halten Sie Datum, Teilbetrag und verbleibende Forderung nachvollziehbar fest, gegebenenfalls in einer ergänzenden Zahlungsnotiz. Ein pauschales „Bezahlt“-Feld erklärt den Teilzahlungsverlauf nicht.

Die erfassten Stunden können Sie mit dem Beispiel zur Arbeitszeiterfassung abgleichen. Für den nächsten Schritt zeigt der EÜR-Ratgeber, warum Rechnungsdatum und Zahlungstag auseinanderliegen können.