Gefährdungsbeurteilung erstellen: Excel-Praxisbeispiel

Eine Gefährdungsbeurteilung erstellen Sie für konkrete Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen. Eine farbige Risikomatrix allein genügt nicht: Entscheidend sind erkannte Gefährdungen, geeignete Maßnahmen, Verantwortliche und eine überprüfte Wirkung. Dieser Ratgeber zeigt den Dokumentationsweg an einem bewusst vereinfachten Bürofall.

1. Den betrachteten Arbeitsbereich eindeutig abgrenzen

Unser fiktives Büro Nordbogen nutzt einen gemeinsamen Druck- und Materialraum. Betrachtet wird das Holen und Zurückstellen von Büromaterial durch eingewiesene Beschäftigte. Im Durchgang liegt zeitweise eine lose Anschlussleitung. Namen und Bewertungszahlen dienen hier ausschließlich dazu, die Dokumentation zu erklären; sie sind keine Sicherheitsbewertung eines realen Arbeitsplatzes.

Beschreiben Sie Ort, Tätigkeit, betroffene Personen, Arbeitsmittel und besondere Situationen. „Büro unsicher“ ist zu ungenau. Befragen Sie die Beschäftigten und betrachten Sie die tatsächliche Arbeit. ArbSchG § 5: Beurteilung der Arbeitsbedingungen nennt unter anderem Arbeitsmittel, Abläufe, Qualifikation und psychische Belastungen als mögliche Beurteilungsbereiche.

2. Gefährdung, Ereignis und Ursache auseinanderhalten

Eine Quelle kann mehrere Ereignisse verursachen. Trennen Sie diese bei unterschiedlichen Maßnahmen oder Beurteilungsmaßstäben. Übertragen Sie auch nicht bloß die Bildschirmarbeits-Beispielzeile aus einer Datei: Im Materialraum geht es um einen anderen Ablauf.

3. Die tatsächliche Skala der Vorlage verstehen

Die Arbeitsmappe multipliziert Wahrscheinlichkeit W und Schadensausmaß S, jeweils von 1 bis 5. Sie ordnet das Ergebnis R in vier Bereiche ein. Das ist die Skala dieser Vorlage, keine allgemein verbindliche gesetzliche Risikogrenze.

Die BAuA-Prozessschritte führen von der Ermittlung über die Beurteilung zu Maßnahmen, Umsetzung und Wirksamkeitsprüfung. Wo spezifische Grenzwerte, Prüfungen oder Schutzvorgaben gelten, können diese nicht durch eine niedrige Matrixzahl ersetzt werden.

4. Aus dem Befund einen umsetzbaren Auftrag machen

Im Beispiel erhält die zuständige Gebäudeverantwortliche den Auftrag, eine sichere dauerhafte Leitungsführung fachlich klären und herstellen zu lassen. Bis dahin muss eine geeignete sichere Zwischenlösung bestehen. Welche Lösung technisch geeignet ist, entscheidet die dafür zuständige fachkundige Person anhand der tatsächlichen Umgebung.

Die Vorlage bietet eine STOP-Kategorie für die gewählte Maßnahme. Nutzen Sie diese zum strukturierten Nachdenken über Vermeidung beziehungsweise Ersatz, technische, organisatorische und personenbezogene Schutzmaßnahmen. Ein Hinweis an Beschäftigte darf eine erforderliche technische Lösung nicht nur auf dem Papier ersetzen.

5. Erst nach der Kontrolle neu bewerten

„Beauftragt“ ist nicht „umgesetzt“. „Umgesetzt“ ist wiederum nicht automatisch „wirksam“. Dokumentieren Sie, ob die Maßnahme tatsächlich den gewünschten Zustand erreicht und ob neue Gefährdungen entstanden sind. Ein Foto kann den Befund ergänzen; es ersetzt nicht jede erforderliche Prüfung.

Nehmen wir rein rechnerisch nach einer fachlich bestätigten Veränderung W′ = 1 und S′ = 3 an: R′ = 3. Das Schadensausmaß wurde hier nicht willkürlich kleiner gemacht, nur weil eine Maßnahme geplant ist. Begründen Sie jede neue Eingabe und lassen Sie das Ergebnis offen, solange die Wirkung noch nicht geprüft wurde.

6. Eine überprüfbare Fassung ablegen

1. Halten Sie betrachteten Bereich, Beteiligte und Erhebungsdatum fest.
2. Verknüpfen Sie Feststellungen und Maßnahmen über eindeutige IDs.
3. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Wirksamkeitskontrolle.
4. Speichern Sie einen datierten Stand und benennen Sie den nächsten Prüfanlass.
5. Überarbeiten Sie die Beurteilung bei relevanten Änderungen und neuen Erkenntnissen.

ArbSchG § 6: Dokumentation verlangt eine Dokumentation, aus der Ergebnis, Maßnahmen und Überprüfung erkennbar sind. Ein pauschaler Kalendertermin alle zwei oder drei Jahre beantwortet nicht, wann Ihr Betrieb wegen einer Änderung früher handeln muss. Die Datei ist ein Dokumentationswerkzeug und ersetzt die fachliche Beurteilung nicht.

Wenn eine Maßnahme Qualifikation voraussetzt, können Sie mit dem Beispiel einer Kompetenzmatrix Zuständigkeiten und nachzuweisende Fähigkeiten ergänzen. Eine Kompetenzbewertung ist dabei kein Ersatz für erforderliche Unterweisungen oder Befähigungsnachweise.