EÜR in Excel vorbereiten: ausgefülltes Quartalsbeispiel

Eine EÜR in Excel vorzubereiten heißt, Zahlungen und Belege sauber zuordnen zu können. Unser Quartalsbeispiel zeigt, wie Sie betriebliche Einnahmen, Ausgaben, Umsatzsteuer und private Geldbewegungen auseinanderhalten. Es zeigt auch, warum eine Netto-Ergebnisübersicht noch nicht der fertig erklärte steuerliche Gewinn ist.

1. Den Rahmen des Beispiels festlegen

Die fiktive selbstständige Designerin Mara erstellt eine vereinfachte Übersicht für das erste Quartal 2026. Sie ist im Beispiel zur Einnahmenüberschussrechnung berechtigt, umsatzsteuerpflichtig und zum vollen Vorsteuerabzug aus den gezeigten betrieblichen Ausgaben berechtigt. Alle verwendeten Umsatzsteuersätze betragen 19 %. Es gibt keine Anlagenkäufe, gemischten Kosten oder Jahreswechselzahlungen.

EStG § 4: Gewinnermittlung beschreibt die Gewinnermittlung als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben unter den dort genannten Voraussetzungen. Die ELSTER-Anleitung erläutert die Zuordnung im amtlichen Formular. Unser Quartal ist eine Vorbereitung, keine vollständige Jahreserklärung.

2. Nur tatsächlich zugeordnete Zahlungen in den Fall aufnehmen

Die Kunden haben damit 10.710 € überwiesen; die gezeigten Lieferanten wurden mit 2.975 € bezahlt. Ergänzend sind im Quartal 900 € Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeflossen. Dieser Betrag ist eine eigene Annahme zu tatsächlichen Zahlungen und keine aus der Tabelle abgeleitete Erklärung einer bestimmten Voranmeldungsperiode.

3. Nettoergebnis und vereinfachte EÜR unterscheiden

Vereinnahmte Umsatzsteuer und gezahlte Vorsteuer beziehungsweise Umsatzsteuerzahlungen müssen in der EÜR korrekt berücksichtigt werden. Verwechseln Sie den noch nicht abgeflossenen Steuerbetrag nicht mit frei verfügbarem Geld. Weitere steuerliche Korrekturen können den erklärten Gewinn verändern.

4. Private Einlage und Entnahme getrennt lassen

Mara überweist im Januar 1.000 € vom Privatkonto auf das Geschäftskonto. Im März entnimmt sie 600 € für private Ausgaben. Beide Bewegungen verändern den Kontostand, sind im Beispiel aber keine Betriebseinnahme beziehungsweise Betriebsausgabe. Halten Sie sie für den Bankabgleich separat fest.

Ergibt der Kontoauszug einen anderen Bestand, suchen Sie fehlende oder doppelte Bewegungen. Passen Sie nicht den steuerlichen Gewinn an, nur damit der Kontostand stimmt. Eine Steuererstattung, ein Darlehen und eine Kundenrechnung benötigen unterschiedliche Zuordnungen.

5. Die Arbeitsmappe gezielt verwenden

Die Datei enthält EINNAHMEN und AUSGABEN mit Datum, Belegnummer, Kategorie, Netto- und Steuerbeträgen. Das Blatt GEWINN & VERLUST wertet Nettobeträge nach Kategorien aus. Die geprüften Monatsformeln knüpfen an das erfasste Datum an; das Feld „Bezahlt“ ist kein automatischer vollständiger Zahlungsabgleich.

1. Legen Sie fest, welches Datum jede erfasste Zeile abbildet. Für die EÜR-Arbeitsgrundlage brauchen Sie den nachvollziehbaren Zufluss oder Abfluss.
2. Bewahren Sie Rechnungsdatum und Zahlungsnachweis zusätzlich auf, wenn sie auseinanderliegen.
3. Kennzeichnen Sie unbezahlte Rechnungen getrennt; ein Rechnungsbetrag ist nicht schon deshalb zugeflossen.
4. Kontrollieren Sie Umsatzsteuerzahlungen und private Bewegungen außerhalb der reinen Nettoübersicht.
5. Übertragen Sie erst die geprüften Jahreswerte in die dafür vorgesehenen Angaben der Steuererklärung.

6. Drei Fälle vor dem Jahresabschluss markieren

• Unbezahlte Rechnung: Eine Märzrechnung über 1.190 € wird erst im April bezahlt. Im Beispiel gehört der Zufluss in die April-Aufzeichnung.
• Anlagenkauf: Eine länger genutzte Anschaffung kann Abschreibung und ein Anlagenverzeichnis erfordern. Nicht jede Zahlung wird sofort vollständig Betriebsausgabe.
• Jahreswechsel: Für bestimmte regelmäßig wiederkehrende Zahlungen gelten Ausnahmen vom einfachen Zahlungsdatum. Prüfen Sie die Voraussetzungen, statt pauschal alle Januarzahlungen umzudatieren.

Die zeitliche Grundregel und Ausnahmen stehen in EStG § 11: Zufluss und Abfluss. Die Vorlage übermittelt keine Anlage EÜR an ELSTER und bestätigt keine GoBD-Konformität Ihrer gesamten Ablage. Für die vorausschauende Frage, ob genug Geld auf dem Konto bleibt, verwenden Sie zusätzlich den Liquiditätsplan mit zwei Zahlungsszenarien.