Nebenkostenabrechnung in Excel: ausgefülltes Beispiel

Eine Nebenkostenabrechnung in Excel braucht einen nachvollziehbaren Weg von der Rechnung zum Mieteranteil: Gesamtkosten erfassen, den passenden Umlageschlüssel anwenden und die geleisteten Vorauszahlungen abziehen. Das folgende ausgefüllte Beispiel zeigt diesen Weg für ein Haus mit drei Wohnungen. Sie sehen auch, welche Beträge vor der Verteilung aussortiert werden müssen.

Das Beispiel: drei Wohnungen, ein Abrechnungsjahr

Das fiktive Haus Gartenweg 12 gehört einem Vermieter und besteht aus drei ganzjährig vermieteten Wohnungen. Abgerechnet wird der Zeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2025. Alle Zahlen sind für diesen Ratgeber gewählt; sie sind keine Preisempfehlung und kein Betriebskostenspiegel.

Wir betrachten eine vollständige vereinfachte Abrechnung der hier anfallenden kalten Betriebskosten. Die Mieter schließen ihre Heizenergieverträge unmittelbar mit dem Versorger; zentrale Heiz- und Warmwasserkosten fallen im Beispiel nicht an. Es gibt keine Mieterwechsel, keine leer stehende Wohnung und keine Eigentümergemeinschaft. Für alle fünf Kostenarten wird ein zulässiger Flächenschlüssel vorausgesetzt; gesondert gemessene Verbräuche liegen im Beispiel nicht vor.

1. Kosten prüfen, bevor Excel sie verteilt

Ordnen Sie jeden Beleg einer Kostenart zu. Notieren Sie Belegnummer, Leistung, Zeitraum, Gesamtbetrag und den Betrag, den Sie tatsächlich verteilen wollen. So bleibt eine Rechnung später auffindbar, auch wenn Sie nur einen Teil davon ansetzen.

§ 1 BetrKV grenzt laufende Betriebskosten von Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ab. Die Reparatur der Haustür wird daher im Beispiel nicht auf die Mieter verteilt. Prüfen Sie außerdem die mietvertragliche Grundlage: Eine Ausgabe wird nicht allein dadurch umlagefähig, dass sie im Excel-Dropdown auswählbar ist.

Die fünf angesetzten Positionen bilden die gesamten kalten Betriebskosten unseres vereinfachten Falls. In Ihrem Haus können weitere Kostenarten oder andere Verteilungsregeln hinzukommen. Kopieren Sie deshalb die Struktur und Prüfung, nicht ungeprüft die Kostenliste.

2. Den Umlageschlüssel je Kostenart festlegen

Nach § 556a BGB ist bei fehlender anderer Vereinbarung grundsätzlich die Wohnfläche maßgeblich, vorbehaltlich anderer Vorschriften. Erfasster Verbrauch oder erfasste Verursachung muss entsprechend berücksichtigt werden. Für vermietetes Wohnungseigentum enthält Absatz 3 eine besondere Regel. Unser Beispiel ist deshalb ausdrücklich kein Muster zur ungeprüften Übernahme einer WEG-Jahresabrechnung.

Der Anteil für Wohnung B beträgt 70 / 200 = 0,35, also 35 %. Für die Grundsteuer ergibt das 1.200 × 0,35 = 420 €. In einer eigenen Excel-Tabelle mit Gesamtkosten in B2, Wohnfläche der Wohnung in C2 und Gesamtfläche in D2 lautet die Formel =B2*C2/D2. Halten Sie Einheiten und Bezugsgrößen sichtbar, statt nur einen Prozentwert einzutragen.

Kontrollsumme: 1.000 + 1.400 + 1.600 = 4.000 €. Stimmen die verteilten Anteile nicht mit dem angesetzten Hausbetrag überein, prüfen Sie fehlende Einheiten, falsche Flächen, Zeitanteile und Rundungen. Bei Leerstand darf die leere Wohnung nicht einfach aus der Gesamtfläche entfernt werden.

3. Vorauszahlungen abziehen und den Saldo erklären

Verwenden Sie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen, die Sie anhand der Zahlungseingänge zuordnen können. Unser Beispiel unterstellt, dass alle vereinbarten Beträge vollständig eingegangen sind.

4. Die Einzelabrechnung nachvollziehbar zusammenstellen

• Zuordnung: Vermieter, Mieter, Objekt und Wohnung eindeutig nennen.
• Zeitraum: Abrechnungsjahr und gegebenenfalls abweichende Nutzungszeit ausweisen.
• Rechenweg: Gesamtkosten je Art, Verteilungsmaßstab und Mieteranteil zeigen.
• Zahlungen: die zugeordneten Vorauszahlungen und das Ergebnis verständlich benennen.
• Nachweise: Belege geordnet bereithalten und Rückfragen einem Ansprechpartner zuordnen.

§ 556 BGB sieht bei Vorauszahlungen eine jährliche Abrechnung vor. Sie muss grundsätzlich spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum mitgeteilt sein: Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Verspätete Nachforderungen sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Auf Verlangen ist Belegeinsicht zu gewähren; die Belege dürfen elektronisch bereitgestellt werden.

Was ändert sich bei Heizung oder Mieterwechsel?

Bei zentraler Wärmeversorgung reicht unser Flächenbeispiel nicht aus. § 7 HeizkostenV sieht grundsätzlich einen Verbrauchsanteil zwischen 50 und 70 % vor; unter bestimmten Gebäudebedingungen sind 70 % vorgeschrieben. Der übrige Anteil folgt dem jeweils zulässigen Grundkostenmaßstab. Zusätzlich können Warmwasser, CO₂-Kostenaufteilung und weitere Sonderregeln zu prüfen sein.

Bei Mieterwechsel erfassen Sie die tatsächlichen Nutzungszeiträume und erforderlichen Ablesewerte. Teilen Sie Heizkosten nicht pauschal durch zwölf: Der Verbrauch ist über das Jahr nicht gleichmäßig. Lassen Sie unklare Konstellationen vor der Abrechnung fachlich prüfen. Ein rechnerisch korrektes Ergebnis bestätigt noch nicht die richtige rechtliche Behandlung.

So übertragen Sie den Ablauf in die Excel-Vorlage

1. Tragen Sie in den Einstellungen Objekt, Abrechnungszeitraum, Wohneinheiten, Flächen und Vorauszahlungen ein.
2. Erfassen Sie die geprüften Kosten mit ihrem jeweiligen Schlüssel. Trennen Sie nicht umlagefähige Beträge vor der Verteilung.
3. Bearbeiten Sie bei Bedarf Heizkosten und Verbrauchsdaten im dafür vorgesehenen Bereich.
4. Vergleichen Sie die Summe der Wohnungsanteile mit den verteilten Hauskosten.
5. Prüfen Sie die Einzelabrechnung und bewahren Sie die verwendeten Belege zusammen mit dem finalen Stand auf.

Die Produktseite zeigt die neun Arbeitsblätter und die unterstützten Schlüssel. Die Vorlage übernimmt Berechnungen; die richtigen Ausgangsdaten und die Prüfung des Einzelfalls bleiben bei Ihnen. Für langfristige Arbeiten am Gebäude hilft zusätzlich ein Instandhaltungsplan — diese Kostenplanung führen Sie getrennt von der Betriebskostenabrechnung.

Zusatzkontrolle: vereinbarte und geleistete Vorauszahlungen

Unser Hauptbeispiel setzt vollständig eingegangene Vorauszahlungen voraus. Für eine eigene Abrechnung prüfen Sie daneben die Zahlungsliste: Monat, vereinbarter Betrag, tatsächlich zugeordneter Eingang und gegebenenfalls offene Klärung. Ein Dauerauftrag auf dem Papier beweist noch keinen vollständigen Zahlungseingang.

Als gesonderte Variante zu Wohnung B seien statt 1.320 € nur 1.210 € tatsächlich vorausgezahlt worden. Bei unverändertem Kostenanteil von 1.400 € ergibt die Rechnung Kosten minus geleistete Vorauszahlungen einen Saldo von 190 €. Dokumentieren Sie die Abweichung von 110 € gegenüber dem vereinbarten Jahresbetrag. Addieren Sie dieselbe fehlende Vorauszahlung nicht nochmals ungeprüft zum bereits daraus berechneten Saldo.

Halten Sie außerdem gemischte Überweisungen auseinander: Ein Eingang kann Miete und Betriebskostenvorauszahlung enthalten. Ordnen Sie ihn nach der tatsächlichen Vereinbarung zu und bewahren Sie die Grundlage auf. Bei ungeklärten oder streitigen Zahlungszuordnungen muss die Abrechnung vor Versand entsprechend geprüft werden. Die Tabellen des Hauptfalls bleiben unverändert; diese Variante erklärt einen zusätzlichen Kontrollpunkt.